Besluiten van de VvE tijdens de coronacrisis deel II

De wet Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) is sedert 24 april jl. van kracht.

De regelingen hebben onmiddellijke werking en aan een aantal regelingen is bovendien terugwerkende kracht toegekend tot en met 16 maart 2020.

Voorafgaande aan de totstandkoming van deze wet hebben wij in ons artikel van 31 maart 2020 de gevolgen van de coronacrisis en de noodzakelijke voortgang van het beheer van de VvE geanalyseerd.
Wij hebben met u de mogelijkheden gedeeld op welke wijze het beheer van de VvE volgens ons gedurende de crisis mogelijk is (in de periode dat de wet nog niet van kracht was) namelijk:

• het bestuur kan spoedmaatregelen treffen;
• als een vergaderbesluit nodig is, kan via 100% schriftelijke stemming een besluit worden genomen;
• voor strikt noodzakelijke vergaderbesluiten, kan men een digitale vergadering uitschrijven rekening houdend met alle waarborgen en belangen.

Graag verwijzen wij u voor een nadere uitwerking van ons standpunt naar ons artikel op VvERecht.nl

Kern van ons betoog is dat alleen rechtsgeldig vergaderd kan worden indien voldaan is aan de essentialia van vergaderen, zodat de leden van de VvE:

• de vergadering kunnen bijwonen; en
• het woord kunnen voeren; en
• het stemrecht kunnen uitoefenen.

Voor het digitaal vergaderen hebben wij op grond van deze essentialia de noodzakelijke waarborgen uiteengezet voor de periode dat de tijdelijke wet niet van kracht is, te weten:

• Op juiste wijze uitroepen van de vergadering (agenda en termijnen);
• identificeren van de leden en/of hun volmachtgevers;
• beveiliging van de digitale omgeving ter voorkoming van lekken van persoonsgegevens;
• vaststellen van het aantal stemgerechtigden voorafgaande aan vergadering waardoor de VvE kan vaststellen of er voldoende quorum is;
• uitoefenen van stemrecht en controle aantal stemgerechtigden op dat moment;
• voor leden die minder digitaal vaardig zijn moet naar onze mening een alternatief zijn om hun stem uit te brengen (bijvoorbeeld e-mail);Vast staat dat ook beraadslaging tijdens de vergadering voor alle leden mogelijk is.

Wij hebben aangegeven dat als aan alle procedurevoorschriften en waarborgen wordt voldaan, er dan naar onze mening sprake is van een rechtsgeldige vergadering waar in besluiten kunnen worden genomen. Per keer moet worden beoordeeld of er voldoende aan de waarborgen zal zijn voldaan waardoor alle leden daadwerkelijk de vergadering hebben kunnen bijwonen, het woord hebben kunnen voeren en hun stem hebben kunnen uitbrengen. Hierbij kan relevant zijn of er een beleid is binnen de VvE voor digitaal vergaderen en/of hoeveel personen deelnemen aan de digitale vergadering, ook in vergelijking tot eerdere fysieke vergaderingen. Probleem bij VvE’s kan zijn dat niet altijd vast staat dat alle leden van de VvE over de noodzakelijke apparatuur beschikken en voldoende affiniteit/ inzicht hebben om daarmee ook daadwerkelijk actief aan de digitale vergadering te kunnen deelnemen en hun stem te kunnen uitbrengen. Dit is maatwerk per VvE en naar onze mening in de praktijk soms moeilijk op te tuigen en te verifiëren in deze tijden, met name bij grotere VvE’s.

Onze conclusie is dat als niet voldoende aan de essentialia is voldaan, waardoor niet alle leden daadwerkelijke hun spreekrecht kunnen uitoefenen, er sprake is van nietige besluiten ex art. 2:14 BW en nadrukkelijk niet van besluiten die slechts vernietigbaar zouden zijn wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (art 2:15 lid 1 sub a BW).

 

Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid

Aan de bezwaren die wij geanalyseerd hebben wordt nu tegemoet gekomen in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Deze wet behelst een tijdelijke regeling die (onder andere) de noodzakelijke waarborgen voor digitaal rechtsgeldig vergaderen – voor de duur van de crisis periode – minder strikt maakt (1) Het doel van deze regeling is het wegnemen van de twijfel of er wel of geen sprake is van een rechtsgeldige vergadering.

De wet is zoals aangegeven sedert 24 april jl. van kracht. De regelingen hebben onmiddellijke werking en aan de bepalingen voor onder meer het digitaal vergaderen is terugwerkende kracht toegekend tot en met 16 maart 2020 (2) 

 

De regeling voor digitaal vergaderen tijdens de crisis

 

De punten 1 t/m 5 (met de waarborg zoals opgenomen onder punt 6) zijn nu een praktische uitwerking in deze tijdelijke wet om tijdens de crisis digitale vergaderingen te kunnen houden. Een regeling die er rekening mee houdt dat niet elk lid aan de vergadering zal kunnen deelnemen. Hiervan zal immers sprake zijn indien niet alle leden van de VvE over de noodzakelijke apparatuur beschikken en voldoende affiniteit/ inzicht hebben om daarmee ook daadwerkelijk actief aan de digitale vergadering te kunnen deelnemen en hun stem te kunnen uitbrengen. Het bieden van hulp daarbij is in onze huidige 1,5m samenleving en de noodzakelijke bescherming van onze kwetsbaren moeizaam.

Zonder deze wetgeving zou er bij het voeren van digitale vergaderingen mogelijk sprake zijn van een nietig besluit op grond van art. 2:14 BW.(10)

Om namelijk invulling te kunnen geven aan de minimale waarborgen tot bijwonen en het woord voeren ter vergadering, het democratisch beginsel van hoor en wederhoor, is de mogelijkheid tot actieve deelname aan de vergadering van groot belang. In deze tijdelijke wetgeving is nu geregeld dat enige afwijking van de voorwaarden onder de essentialia 2 en 3 geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden (11) Ofwel ook indien vragen niet of niet voldoende zijn beantwoord dan wel geen nadere vragen ter digitale vergadering kunnen worden gesteld is en blijft er sprake van een rechtsgeldige vergadering, althans zolang deze tijdelijke wetgeving van kracht is.

Dit laat onverlet dat indien andere essentiële voorwaarden (denk aan quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen) zijn geschonden, vergaderbesluiten wel nietig zijn.
Dit laat eveneens onverlet dat als bijvoorbeeld de minimale termijn van uitschrijven van de vergadering niet in acht is genomen dan wel het besluit in strijd met de redelijkheid en billijkheid is, besluiten nog steeds vernietigbaar zijn op grond van artikel 2:15 BW (12).

Een besluit van een orgaan van een rechtspersoon is, onverminderd het elders in de wet omtrent de mogelijkheid van een vernietiging bepaalde, vernietigbaar:

1. wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen;
2. wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid die door artikel 8 worden geëist;
3. wegens strijd met een reglement.

Al met al is het  goed dat er door de wetgever duidelijkheid is gegeven over de voorwaarden waaronder er digitaal tijdens de crisis vergaderd kan worden. Het nemen van belangrijke besluiten bij VvE’s zoals het vaststellen van eenmalige bijdragen voor het uitvoeren van onderhoud, het vaststellen van de jaarrekening en het vaststellen van de bijdrage aan het reservefonds kunnen met deze tijdelijke wetgeving doorgang vinden.

Let wel, ook in de Memorie van Toelichting op de tijdelijke wet wordt er aangetekend dat het de verwachting is dat – alhoewel het digitaal en/of per videoverbinding kunnen vergaderen zorg zal dragen voor een sterke verbetering van de continuïteit binnen VvE’s in Nederland – er een aanzienlijk aantal VvE’s (voornamelijk bestaande uit oudere eigenaars of in gevallen waarin zeer ingrijpende besluiten op de agenda staan) de voorkeur zal geven aan het houden van een ‘echte’ vergadering.

Ofwel ook al biedt deze wet meer mogelijkheden om digitaal te vergaderen, binnen de VvE kan ook worden besloten om de vergadering uit te stellen totdat deze wel fysiek kan worden gehouden. Er hoeft dus geen gebruik te worden gemaakt van de mogelijkheid tot digitaal vergaderen.

 

Wij kunnen bij al het vorenstaande niet teveel benadrukken dat begrip voor elkaar en voor de situatie voorop moet staan. Voor vragen of juridisch advies kunt u (24/7) mailen yb@rst.nl en/of pals@rst.nl pals@rst.nl of bel rechtstreeks met Yvonne 06-53125092 of Annoeska 06-12183467. Wij wensen iedereen gezondheid en wijsheid toe in deze lastige periode, RST advocaten, Yvonne van Ballegooijen en Annoeska Pals-Rubbens.

 

 

 

 

 

1. Verder is geregeld voor de VvE de verlenging van de termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur met ten hoogste zes maanden. In dat geval heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging ( artikel 7 juncto 24 lid 1c Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid).
2. Stb. 2020/126, KB inwerkingtreding
3. Zie voor de voorwaarden 1 t/m 5 artikel 6 juncto 24 Tijdelijke wet COVID-19Justitie en Veiligheid. …I
4. In de MvT wordt onder meer een livestream (via audio of video) aangegeven als voorbeeld van zo’n elektronisch communicatiemiddel.
5. In de MvT wordt onder meer aangegeven dat gedacht kan worden aan zenden van een email aan het bestuur van de VvE en/of voorzitter van de vergadering of indien technisch haalbaar via een chatfunctie.
6. In de MvT wordt onder meer aangegeven dat onder deze uitzonderlijke omstandigheden met in achtneming van de redelijkheid en billijkheid een zo goed mogelijke dialoog en verantwoording moet plaatsvinden. Aangegeven wordt daarbij dat als de verbinding mocht hebben gehaperd of anderszins een lid van de VvE niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Hiermee wordt voorkomen dat er onzekerheid bestaat over genomen besluiten afhankelijk van de invulling van de inspanningsverplichting van het bestuur.
7. In aanvulling op artikel 2:38 lid 6 BW (alleen anders als reglement van splitsing een andere regeling bevat).
8. In aanvulling op artikel 2:38 lid 8 BW (alleen anders als reglement van splitsing een andere regeling bevat).
9. Artikel 2:38 lid 7 BW juncto artikel 24 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
10. Onder omstandigheden kan er ook sprake zijn van vernietigbaar besluit wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (art 2:15 lid 1 sub a BW).
11. Artikel 6 lid 4 juncto 24 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
12. Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen een maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen; artikel 5:130 lid 2 BW.